La Cooperativa de Ahorro y Crédito “9 de Octubre Ltda.”, en adelante “COOPERATIVA”, en atención a lo que prescribe la LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES informa a socios y clientes, acerca del tratamiento de sus datos personales.

El contenido del presente documento es estrictamente informativo.

1.Glosario de términos

Dato Personal: Cualquier información relativa a una persona natural identificada o identificable, ya sea directa o indirectamente.

Titular: La persona natural a quien corresponden los datos personales que están siendo recolectados, almacenados o tratados por la cooperativa.

Responsable: La persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos personales y determina los fines y medios de dicho tratamiento.

Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición): Son los derechos que tienen los titulares sobre sus datos personales, permitiéndoles controlar y exigir el respeto a su información.

RAT (Registro de Actividades de Tratamiento): Documento o base de datos donde se registran todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por la organización, incluyendo el tipo de dato, finalidad, tiempo de conservación, medidas de seguridad y responsables.

PIMS (Privacy Information Management System / Sistema de Gestión de Información de Privacidad): Conjunto de políticas, procedimientos, roles, controles y herramientas que permiten a la cooperativa gestionar de manera sistemática y segura la información personal, asegurando cumplimiento legal y protección de datos.

Base de datos: Conjunto organizado y estructurado de datos relacionados entre sí, que pertenecen a un mismo contexto y se almacenan de forma sistemática para facilitar su consulta, acceso, administración, actualización, inserción y eliminación de manera eficiente.

Datos sensibles: Son categorías especiales de datos personales que incluyen información sobre el origen racial o étnico, estado de salud, datos genéticos o biométricos, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, opiniones políticas, orientación o preferencia sexual, entre otros.

Tratamiento: Se entiende como cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por medios automatizados o no automatizados.

 

2.Objeto

La presente Política de Privacidad y Uso de Datos Personales informa a los titulares sobre las condiciones bajo las cuales la COOPERATIVA, trata sus datos personales en oficinas, sitio web, formularios, aplicaciones, redes sociales, canales de atención, servicios financieros y demás medios físicos o digitales, sustentada en los principios de juridicidad, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia y minimización, proporcionalidad, confidencialidad, calidad, conservación, seguridad, responsabilidad proactiva y aplicación favorable al titular.

 

3.Alcance

Esta Política aplica a los datos personales de socios, clientes, usuarios, potenciales clientes, visitantes, representantes, garantes, codeudores, referencias, beneficiarios, proveedores, contratistas, postulantes, colaboradores y demás personas naturales relacionadas con la Cooperativa.

También se aplica a los tratamientos realizados mediante el sitio web informativo, banca web o móvil, formularios de contacto, simuladores, portales, correo electrónico, llamadas, mensajería, redes sociales, videovigilancia, sistemas internos y archivos físicos.

 

4.Identidad del responsable y contacto

La siguiente información identifica al responsable de tratamiento de datos personales y detalla los canales oficiales de contacto para consultas y ejercicio de derechos.

Dato	Detalle
Responsable del tratamiento	Cooperativa de Ahorro y Crédito 9 de Octubre Ltda.
RUC	0590041920001
Domicilio	Av. 9 de Octubre y 24 de Mayo, Salcedo, Ecuador.
Teléfono	03 392 4100
Canal especializado	[email protected]

 

5.Fuentes de obtención

La COOPERATIVA obtendrá los datos por medio de las siguientes fuentes:

• Directamente del titular, mediante formularios, contratos, solicitudes, oficinas, llamadas, correo, sitio web, aplicaciones y otros canales.
• De representantes, garantes, codeudores, referencias o terceros autorizados.
• De fuentes de acceso público y registros habilitados por la ley.
• De entidades de información crediticia, proveedores de verificación de identidad y autoridades competentes.

 

6. Finalidades del tratamiento

Grupo	Finalidades
Vinculación y servicios	Identificar y vincular al titular; abrir y administrar cuentas; gestionar productos, créditos, inversiones, pagos, seguros asociados y demás servicios financieros o no financieros.
Evaluación y riesgo	Verificar identidad, referencias, solvencia, capacidad de pago, historial y comportamiento crediticio; elaborar perfiles y calcular puntuaciones de riesgo.
Cumplimiento legal	Cumplir obligaciones financieras, tributarias, laborales, societarias, contables, regulatorias y de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.
Seguridad y fraude	Autenticar usuarios, prevenir suplantaciones, fraude, accesos indebidos y operaciones irregulares; monitorear plataformas, instalaciones y eventos de seguridad.
Operación y cobranza	Ejecutar contratos, procesar transacciones, administrar garantías, gestionar cartera, cobranza, incumplimientos y defensa de derechos.
Atención y contacto	Responder consultas, solicitudes, reclamos y sugerencias; enviar alertas operativas, estados, avisos de seguridad, novedades contractuales y encuestas de servicio.
Canales digitales	Habilitar sitio web, banca digital, formularios, autenticación, firma electrónica, documentos digitales, soporte, continuidad y mejora de la experiencia.
Analítica y mejora	Generar indicadores, estadísticas e informes; evaluar calidad, desempeño, riesgos y oportunidades.
Talento y proveedores	Gestionar selección, relaciones laborales, contratación, pagos, debida diligencia y administración de proveedores y contratistas.
Marketing opcional	Enviar promociones, publicidad, educación financiera, estudios de mercado y ofertas propias o de aliados, cuando exista consentimiento u otra base legitima aplicable.

 

7. Bases de legitimación

Cada tratamiento se realiza con al menos una base jurídica aplicable. Según la actividad, la COOPERATIVA puede fundamentar el tratamiento en:

• El consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular.
• La adopción de medidas precontractuales solicitadas por el titular y la ejecución de una relación contractual.
• El cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o de ordenes emitidas por autoridad competente.
• El interés legítimo de la COOPERATIVA o de un tercero, previa evaluación de necesidad, proporcionalidad y derechos del titular.
• La protección de intereses vitales o el cumplimiento de una misión de interés público, cuando corresponda.

 

8. Destinatarios, encargados y comunicaciones

La COOPERATIVA podrá comunicar o permitir acceso a datos personales, dentro de los límites legales y para finalidades determinadas, a las siguientes categorías de destinatarios:

• Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, Servicio de Rentas Internas, Unidad de Análisis Financiero y Económico, Banco Central del Ecuador, autoridades judiciales, Fiscalía y demás organismos competentes.
• Entidades de información crediticia y proveedores de verificación, prevención de fraude, identidad, firma electrónica, seguros, cobranza o mensajería.
• Proveedores tecnológicos, soporte, alojamiento, ciberseguridad, respaldo, comunicaciones, analítica y mantenimiento.
• Auditores, asesores, abogados y otros prestadores sujetos a deberes de confidencialidad.
• Aliados comerciales, solo cuando exista una base jurídica válida y se haya informado al titular.

Los proveedores que actúen cómo encargados trataran los datos conforme a instrucciones documentadas, contratos con cláusulas de protección de datos, confidencialidad, seguridad, gestión de incidentes, subcontratación, devolución o eliminación y mecanismos de supervisión.

 

9. Conservación, bloqueo y eliminación

Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación con el titular y, posteriormente, por los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, contractuales, de archivo, prevención de lavado de activos, atención de reclamos y defensa de derechos.

Categoría	Criterio general de conservación
Expedientes de socios, clientes y productos	Durante la relación y por el plazo legal o regulatorio posterior aplicable.
Información financiera, crediticia y transaccional	Por los plazos de archivo, prescripción, auditoria y prevención exigibles. El PIMS institucional contempla hasta 10 años posteriores cuando corresponda.
Datos biométricos	Mientras sean necesarios para autenticación, seguridad o cumplimiento, y luego según las obligaciones aplicables.
Solicitudes, reclamos y derechos	Durante su gestión y por el plazo necesario para demostrar respuesta y cumplimiento.
Datos de marketing	Hasta el retiro del consentimiento, la oposición o el cumplimiento de la finalidad.
Información anonimizada	Puede conservarse mientras no permita identificar razonablemente a una persona.

Al finalizar el plazo aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de manera segura. La supresión puede limitarse cuando exista una obligación legal de conservar o cuando los datos sean necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones.

 

10. Seguridad y confidencialidad

La Cooperativa implementa medidas técnicas, organizativas y de seguridad orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo controles de acceso, cifrado, monitoreo, respaldos, gestión de riesgos, capacitación, protección de infraestructura y procedimientos para la gestión y respuesta ante incidentes de seguridad.

 

11. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales de acuerdo con la Ley Organiza de Protección de Datos Personales, se encuentran asistidos por los siguientes derechos.

• Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso y tratamiento que la COOPERATIVA da a sus datos personales.
• Revocar la autorización y solicitar la suspensión del tratamiento cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales, siempre y cuando esta solicitud no interfiera con las obligaciones adquiridas con la COOPERATIVA por parte del titular y con exigencias normativas y legales.

 

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para permitir funciones esenciales, mantener la seguridad, recordar preferencias, medir el rendimiento, obtener estadísticas y, cuando exista autorización, apoyar comunicaciones o publicidad.

Para mayor información dirigirse a: https://www.9octubre.fin.ec/politica-de-cookies/

 

13. Sitios de terceros y redes sociales

El sitio web puede contener enlaces, complementos o acceso a servicios de terceros. Cada tercero puede actuar bajo sus propias condiciones y políticas. La Cooperativa recomienda revisarlas antes de entregar datos personales. La presencia de un enlace no implica responsabilidad sobre tratamientos independientes realizados por el tercero.

Las interacciones en redes sociales se sujetan también a las condiciones de cada plataforma. La Cooperativa tratara los datos recibidos mediante esos canales para atender consultas, administrar publicaciones, moderar contenido y gestionar comunicaciones autorizadas.

 

14.Marco normativo de referencia

• Constitución de la Republica del Ecuador.
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General.
• Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y normativa de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
• Código Orgánico Monetario y Financiero.
• Ley Orgánica de Prevención, Detección y Combate del Delito de Lavado de Activos y de la Financiación de Otros Delitos.
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.
• Ley Orgánica de Defensa del Consumidor y demás normativa aplicable.
• Resoluciones y lineamientos emitidos por la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

15.Actualizaciones de esta política

La Cooperativa podrá actualizar esta Política por cambios normativos, tecnológicos, operativos o de servicios. La versión vigente estará disponible en el sitio web. Si un cambio afecta significativamente los derechos de los titulares o una finalidad basada en consentimiento, se comunicará por medios adecuados y se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.

La Cooperativa ejecuta un plan de capacitación continuo para personal y organiza acciones de concientización ambiental y social dirigido a socios, clientes y comunidad.

El Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Gerencia y Colaboradores de la organización usan esta política como un instrumento de sensibilización para los socios y comunidad para mejorar el nivel y la calidad de vida respetando el ecosistema y medio ambiente, en beneficio de generaciones actuales y futuras.